3 consigli per gestire il tuo tempo al meglio

Il tempo percepito e lo scorrere del tempo scandito dall’orologio sono due cose totalmente diverse.

Si è interessato del tema Adrian Bejan, professore di ingegneria meccanica alla Duke University del North Carolina, il quale ha studiato come il trascorrere del tempo di per sè sia un fenomeno misurabile in modo preciso (in giorni, mesi e anni), ma lo stesso non si possa dire della sua percezione, che cambia continuamente velocità. 

Nel suo studio, per esempio, Bejan analizza come un fenomeno acustico sia percepito come più lungo rispetto a un fenomeno puramente visivo. E ancora, osservando la discrepanza tra percezione personale e misurazione oggettiva del tempo, ne desume che tale cambiamento di velocità varia in relazione ad alcuni elementi comuni a tutte le persone. Il primo di questi elementi è l’età. 

L’hai notato anche tu che i giorni stanno diventando più corti mano a mano che invecchi?

La sensazione terrificante e fastidiosa che ti dà questa considerazione deve essere il motore per giungere a un’unica conclusione: imparare a gestire il tempo in modo ottimale deve diventare la tua soft skill principale per affrontare le tue giornate (per sapere a che punto sei con le tue competenze, leggi il nostro articolo sulla consulenza di carriera).

Di time management, infatti, in azienda, si parla da anni, perlopiù in relazione alle attività lavorative e alle ore che il dipendente trascorre in azienda: spesso si richiamano concetti di efficienza e velocità, si cerca di misurare la quantità di task portati a termine in un determinato arco temporale, per implementare la produttività aziendale. 

E se provassimo a osservare la gestione e l’organizzazione del tempo attraverso altre lenti?

E se la conclusione fosse che abbiamo completamente sbagliato nell’individuare l’unità di misura per organizzare la nostra vita?

Il lavoro come unità di misura del tempo

Il modo in cui percepiamo il tempo influisce direttamente sulla nostra felicità, per questo imparare a gestirlo diventa un elemento imprescindibile per il benessere di ciascuna persona. In azienda inizia a farsi largo, per esempio, l’ipotesi della settimana lavorativa su 4 giorni invece di 5. Perché?

Proprio per questa ragione. 

Mettiamola in questi termini. Una settimana ha 168 ore: 40 di queste le trascorri al lavoro e circa 50 dormendo. Ne restano solo 78. Di queste, in realtà, ne hai a disposizione ancora meno, soprattutto perché il lavoro è diventato centrale nella nostra vita. 

Your money or your life

Viki Robin nel suo celebre libro “Your money or your life” (“I tuoi soldi o la tua vita”) indaga il cambiamento del paradigma lavoro-tempo, evidenziando come mentre un tempo lavorare era il mezzo per una vita felice, oggi lavorare è il fine ultimo cui puntiamo. In virtù di questo, il centro del nostro universo è diventato il lavoro e tutti i piccoli aspetti che lo riguardano. 

Quando non sei al lavoro probabilmente ti stai svegliando per andare al lavoro, ti stai vestendo per andare al lavoro, stai pensando a quale outfit indossare per andare a quella riunione di lavoro importante, ti stai lamentando del tuo lavoro, stai spendendo soldi per formarti per mantenere il tuo lavoro o, ancora, sei in fase di decompressione dal lavoro, steso sul divano a guardare la TV, per riprenderti dalla fatica della giornata lavorativa. 

Sebbene siano 40 le ore in cui di fatto stai in azienda, lo spazio mentale che gli dedichi è infinitamente di più. Se ti fermi un attimo a pensarci ti renderai conto che il lavoro occupa tutte le tue giornate in un modo smisurato.

La relazione con il denaro, di conseguenza, è cambiata. Trascorriamo il tempo a pensare come guadagnare denaro, spenderlo, investirlo, proteggerlo e occuparcene: è chiaro che il pensiero dei soldi ha preso il sopravvento sulle nostre vite. Il denaro è l’unità di misura che usiamo per misurare ogni aspetto della nostra vita, il mezzo di scambio che abbiamo scelto per quantificare il nostro tempo.

Quando è abbastanza?

In un ambiente in cui “di più” equivale a “meglio”, l’abbastanza è come l’orizzonte: si allontana sempre.

I neuroscienziati e gli economisti parlano di fullfilling curve, la curva dell’appagamento, della soddisfazione.

Curva dell’appagamento

All’inizio della curva, il rapporto tra grado di soddisfazione e denaro speso cresce in modo proporzionale. Soddisfiamo i nostri bisogni base, più soldi spendiamo più il comfort aumenta, più soldi spendiamo più ci avviciniamo al lusso, a una vita molto costosa e molto appagante. La curva, però, lì si ferma e smette di crescere. Ha raggiunto il suo “abbastanza” e indipendentemente dai soldi spesi e guadagnati resta piatta.

3 consigli per avere il meglio dal tuo tempo

Ecco quindi spiegato perché la gestione del tempo (e la comprensione di come la nostra percezione viene modificata dalle attività che svolgiamo e dai fattori esterni) diventa determinante.

Per vivere bene il lavoro, le fatiche, ma anche il tempo libero e lo svago. 

#1 Stabilisci una quantità prestabilita di attività da svolgere

Tutti quanti dobbiamo compiere scelte antipatiche, per decidere quali attività, realisticamente, saremo in grado di portare a termine. Questo aiuta a dare priorità a quelle che davvero contano, metterle in fila e non restare in balia di una raffica di task da portare a termine.

Una tecnica è tenere sempre 2 to-do list: una per tutte quante le cose che devi fare, l’altra per le dieci (o meno!) cose a cui stai effettivamente lavorando. Sposta dalla prima alla seconda lista le attività, e componi la lista delle cose a cui stai lavorando davvero. La regola, come è ovvio, è non fare mai nulla della prima lista, fino a quando non si libera uno slot nella seconda: a quel punto potrai spostare il task e riempire il posto che si è liberato.

#2 Parcellizza gli impegni: niente multitasking!

Scegli un progetto alla volta e inizia da quello. Quando siamo presi dall’ansia l’istinto è quello di iniziare tutti i progetti in una volta, per alleviare il senso di perdita del controllo. In realtà, fare tanti progetti contemporaneamente ti porterà a fare progressi sempre molto limitati. Iniziare un progetto e portarlo a termine invece ti consente di sfoltire immediatamente la lista delle cose che stai facendo, portando a termine maggiori progetti e alleviando la tua ansia.

#3 Decidi in anticipo in cosa puoi fallire

Ti svelo un segreto: in qualcosa fallirai per forza. Il tempo non è infinito, le energie mentali e fisiche nemmeno. Ma decidere e nominare in anticipo le attività in cui non riuscirai al meglio aiuta a migliorare la concentrazione su quelle che invece reputi più importanti e a eliminare un po’ della pressione che ti senti addosso.

Si tratta di un meccanismo che è esattamente l’opposto del work-life balance, perché presuppone di scegliere deliberatamente un certo livello di disequilibrio, di mancanza di perfetto bilanciamento tra la vita e il lavoro.

Potresti decidere per esempio che è ok non sistemare la cucina per avere il tempo da dedicare a finire il libro che stai leggendo. Oppure che non è un problema fare il minimo essenziale in un progetto di lavoro per avere più tempo da dedicare all’attività di volontariato che ti sta a cuore.


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